KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, stanowi platformę informatyczną, która umożliwia generowanie i udostępnianie faktur w strukturalnej formie elektronicznej. Głównym celem tego systemu jest centralizacja procesu rejestracji faktur w ramach obrotu gospodarczego poprzez kierowanie ich do jednego centralnego punktu. Dzięki temu systemy fakturowania oraz księgowości zostaną połączone z KSeF, umożliwiając przesyłanie faktur sprzedaży za pośrednictwem tego systemu. Ponadto, KSeF umożliwia również odbieranie faktur przez systemy księgowe, które zostały już przejrzane przez KSeF. Co istotne, KSeF posiada mechanizm zarządzania uprawnieniami, co zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych.
Kiedy zaczęto wprowadzać KSeF?
Ministerstwo Finansów najpierw proponuje dobrowolne przystąpienie przedsiębiorców do korzystania z platformy KSeF, dlatego od stycznia 2022 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Natomiast korzystanie z KSeF miało stać się obowiązkowe od:
1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT,
1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur.
Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?
Zgodnie z przepisami, obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF nie obejmuje faktur wystawianych przez:
- podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
- podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
- podatników korzystających z procedur szczególnych, o których mowa w odpowiednich przepisach, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach,
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, będących nabywcami towarów lub usług,
- w przypadku dostaw towarów lub świadczenia usług określonych w dodatkowym rozporządzeniu.